Zakładka Grafik

Zakładka Grafik umożliwia przeglądanie, dodawanie i usuwanie dostępności (grafików) specjalistów w placówce. Jeżeli w MyMedCal dodano kilka placówek, należy wybrać właściwą z paska w górnym lewym rogu.

Widok grafiku prezentowany jest w układzie tygodniowym i umożliwia wyłączenie wyświetlania weekendów poprzez odznaczanie checkboxa Pokazuj weekendy – wówczas widoczne są jedynie dni robocze. Za pomocą strzałek można przełączać tygodnie, a przycisk Obecny tydzień pozwala szybko wrócić do bieżącego tygodnia.

Dodaną dostępność można przeglądać w widoku Pokoi lub Pracowników. W widoku pracowników dostępna jest możliwość filtrowania po konkretnym specjaliście albo wyświetlenia grafiku wszystkich osób w danej placówce.

Widok grafiku wg pokoi

W widoku pokoi grafik prezentowany jest w formie tygodniowego kalendarza. Na górze znajdują się dni tygodnia oraz pokoje, a po lewej stronie godziny. Każdy pokój dodany w placówce ma własną kolumnę.

Dostępność specjalistów dla pacjentów pokazana jest kolorowymi blokami w kalendarzu, zawierającymi zakres czasowy oraz imię i nazwisko specjalisty. Każdemu specjaliście przypisany jest inny kolor, dzięki czemu łatwo rozpoznać, kto i kiedy przyjmuje pacjentów. Bloki te oznaczają dni i godziny, w których specjalista jest dostępny dla pacjentów. Puste, białe pola wskazują, że w danym pokoju w tym czasie nie jest przypisany żaden specjalista.

Jeżeli cały widok tygodnia nie mieści się na ekranie, na dole pojawia się poziomy pasek przewijania. Przesuwając suwak, można zobaczyć pozostałe dni tygodnia, które aktualnie nie mieszczą się w widoku.

Widok grafiku wg pracowników

W widoku według pracowników można zobaczyć zbiorczy grafik wszystkich pracowników z placówki lub wybrać konkretnego specjalistę z listy.

Jeżeli z listy w prawym górnym rogu nie zostanie wybrany żaden specjalista, prezentowany jest zbiorczy widok.

W widoku pracowników grafik prezentowany jest w formie tygodniowego kalendarza. Na górze znajdują się dni tygodnia oraz pracownicy, a po lewej stronie godziny. Każdy pracownik ma własną kolumnę.

Dostępność specjalistów dla pacjentów pokazana jest kolorowymi blokami w kalendarzu, zawierającymi zakres czasowy oraz nazwę pokoju, w którym odbędzie się wizyta. Każdemu pokojowi przypisany jest inny kolor, dzięki czemu łatwo rozpoznać w którym pokoju specjalista przyjmuje pacjentów. Bloki te oznaczają dni i godziny, w których specjalista jest dostępny dla pacjentów. Puste, białe pola wskazują, że w tym czasie specjalista nie jest przypisany do żadnego pokoju.

Jeżeli cały widok tygodnia nie mieści się na ekranie, na dole pojawia się poziomy pasek przewijania. Przesuwając suwak, można zobaczyć pozostałe dni tygodnia, które aktualnie nie mieszczą się w widoku.

Jeżeli z listy w prawym górnym rogu wybrany zostanie specjalista prezentowany jest widok grafiku u wybranego pracownika.

Oznaczenia rodzaju grafiku w kalendarzu

Wygląd bloku dostępności informuje również o rodzaju dodanego grafiku:

• grafik obejmujący wszystkie usługi jest prezentowany jak standardowy blok dostępności,

• grafik przypisany do opcji Jedna usługa ma dodatkowe obramowanie; po najechaniu kursorem na blok wyświetla się nazwa tej usługi,

• w przypadku zajęć grupowych nazwa zajęć jest widoczna bezpośrednio na bloku w grafiku.

Przyjmowanie nowych pacjentów w grafiku

Sposób wypełnienia bloku w kalendarzu informuje, czy w danym terminie specjalista przyjmuje nowych pacjentów:

• jednolity kolor oznacza termin dostępny również dla nowych pacjentów,

• kolor w paski oznacza termin przeznaczony wyłącznie dla dotychczasowych pacjentów.

Domyślnie każdy blok korzysta z ogólnego ustawienia specjalisty dotyczącego przyjmowania nowych pacjentów. Dla wybranego terminu można jednak ustawić wyjątek:

• udostępnić termin nowym pacjentom, mimo że specjalista globalnie ich nie przyjmuje,

• przeznaczyć termin wyłącznie dla dotychczasowych pacjentów, mimo że specjalista globalnie przyjmuje nowe osoby.

Zmiana ustawienia w istniejącym grafiku

Aby zmienić ustawienie dla istniejącego bloku, należy kliknąć go w kalendarzu, a następnie w oknie edycji kliknąć Zmień obok pozycji Przyjmowanie nowych pacjentów.

Z rozwijanej listy należy wybrać jedną z opcji:

• Użyj domyślnych ustawień specjalisty — termin będzie zgodny z ogólnym ustawieniem specjalisty,

• Przyjmuj nowych pacjentów — w tym terminie będą mogły zapisać się również nowe osoby,

• Nie przyjmuj nowych pacjentów — termin będzie dostępny wyłącznie dla dotychczasowych pacjentów.

Po wybraniu ustawienia należy kliknąć Zapisz zmiany.

Ustawienie podczas dodawania grafiku

Zasady przyjmowania nowych pacjentów można określić również podczas tworzenia nowego grafiku — zarówno przy dodawaniu pojedynczego bloku bezpośrednio w kalendarzu, jak i przy dodawaniu grafiku na dłuższy okres za pomocą przycisku Dodaj grafik. W polu Przyjmowanie nowych pacjentów należy wybrać jedną z trzech opisanych wyżej opcji.

Rodzaje grafiku

Podczas dodawania grafiku — zarówno na pojedynczy dzień, jak i na dłuższy okres — należy wybrać jego rodzaj:

• Wszystkie usługi — opcja domyślna. Pacjent może zapisać się na dowolną indywidualną usługę świadczoną przez specjalistę w ramach tego grafiku.

• Jedna usługa — cały grafik jest przeznaczony na jedną konkretną usługę indywidualną. Po wybraniu tej opcji należy wskazać ją w polu Usługa dostępna w tym grafiku. Pacjenci mogą umawiać się w tym czasie wyłącznie na wskazaną usługę.

• Zajęcia grupowe — cały blok grafiku tworzy jeden termin zajęć grupowych. Należy wskazać usługę grupową, maksymalną liczbę miejsc oraz opcjonalnie specjalistów uczestniczących.

Po wybraniu opcji Jedna usługa pojawi się pole umożliwiające wyszukanie i wskazanie usługi.

Zajęcia grupowe

Zajęcia grupowe są jednym z rodzajów grafiku. Dodaje się je tak samo jak pozostałe grafiki: jako pojedynczy termin bezpośrednio w kalendarzu albo cyklicznie za pomocą przycisku Dodaj grafik.

W formularzu należy wybrać Zajęcia grupowe w polu Rodzaj grafiku, a następnie uzupełnić:

• Przyjmowanie nowych pacjentów — określa, czy na zajęcia mogą zapisywać się nowe osoby. Można pozostawić domyślne ustawienie specjalisty albo utworzyć wyjątek tylko dla tego grafiku,

• Usługa zajęć — wcześniej utworzona usługa grupowa, której dotyczą zajęcia,

• Maksymalna liczba miejsc — maksymalna liczba osób, które mogą zapisać się na jeden termin,

• Specjaliści uczestniczący — opcjonalnie pozostali specjaliści biorący udział w zajęciach.

Dodawanie pojedynczych zajęć grupowych

Aby dodać pojedynczy termin, należy kliknąć odpowiednie pole daty i godziny w kalendarzu. W otwartym formularzu trzeba wskazać pracownika, datę, miejsce oraz godziny zajęć, wybrać rodzaj grafiku Zajęcia grupowe, uzupełnić dane zajęć i kliknąć Dodaj.

Dodawanie cyklicznych zajęć grupowych

Aby zaplanować zajęcia grupowe na dłuższy okres, należy kliknąć Dodaj grafik, wybrać okres oraz miesiąc rozpoczęcia, a następnie ustawić dni, godziny i miejsce. W polu Rodzaj grafiku należy wybrać Zajęcia grupowe, uzupełnić dane zajęć i przejść do podsumowania przyciskiem Dalej.

Każdy utworzony termin jest osobnymi zajęciami z taką samą maksymalną liczbą miejsc i listą specjalistów uczestniczących. Przed zatwierdzeniem można wykluczyć z podsumowania terminy, które nie powinny zostać dodane.

Widok u specjalisty uczestniczącego

Po dodaniu specjalisty w polu Specjaliści uczestniczący termin zajęć pojawi się również w jego kalendarzu jako blokada grafiku. Dzięki temu ten sam czas nie zostanie przeznaczony na inny grafik lub wizytę. Po najechaniu kursorem na blok specjalista zobaczy osobę prowadzącą oraz aktualną i maksymalną liczbę zapisanych uczestników.

Dodawanie grafiku przez specjalistę na miesiąc lub dłuższy okres

Aby dodać grafik na miesiąc lub dłuższy okres, należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć przycisk Dodaj grafik.

Po otwarciu okna dodawania grafiku należy wybrać okres, na który ma zostać utworzona dostępność: 1 miesiąc, 3 miesiące albo 6 miesięcy. Następnie w polu Start od należy wskazać miesiąc rozpoczęcia grafiku.

Kolejno należy wskazać godziny dostępności — od której do której mają być ustawione wizyty w wybrane dni — oraz określić miejsce wizyt: odpowiedni pokój lub online, gdy wizyta ma odbyć się zdalnie poza placówką, np. z domu. Następnie należy wybrać rodzaj grafiku i uzupełnić pola wymagane dla wybranej opcji. Po skonfigurowaniu grafiku należy kliknąć przycisk Dalej, aby przejść do kolejnego etapu.

W grafiku dla wszystkich usług lub jednej usługi godzina rozpoczynająca blok czasowy określa możliwe terminy spotkań – przykładowo, przy bloku 14:00–20:00 wizyty będą dostępne co godzinę, czyli o 14:00, 15:00, 16:00 itd. Dostępność można dodawać w odstępach co 15 minut. Zalecamy dodawanie grafiku w taki sposób, aby dostępność była ustawiana jako wielokrotność czasu trwania usług. W przypadku wizyt trwających 60 minut najlepiej dodawać godzinne bloki, przy usługach 90-minutowych – bloki powinny być ustawiane w ich wielokrotności itd. Dzięki temu unika się niepotrzebnego blokowania pokoju dla pozostałych specjalistów. Dla zajęć grupowych cały wskazany przedział jest czasem trwania jednych zajęć.

Po kliknięciu Dalej wyświetla się podsumowanie dodanej dostępności: daty, godziny oraz pokoje. Jeżeli w wybranych dniach lub godzinach dodano już wcześniej pojedynczą dostępność lub wizytę, należy wykluczyć ten dzień za pomocą ikony śmietnika — w przeciwnym razie system zgłosi kolizję grafików. Jeżeli wszystko się zgadza, należy kliknąć przycisk Zatwierdź.

Dodawanie pracownikom grafiku na miesiąc lub dłuższy okres

Aby dodać pracownikowi grafik na 1, 3 lub 6 miesięcy, należy zalogować się na konto administratora lub koordynatora placówki, następnie przejść do zakładki Grafik i kliknąć przycisk Dodaj grafik.

Po otwarciu okna dodawania grafiku należy wybrać okres, na który ma zostać utworzona dostępność: 1 miesiąc, 3 miesiące albo 6 miesięcy. Następnie w polu Start od należy wskazać miesiąc rozpoczęcia grafiku, a w polu Pracownik wybrać osobę, dla której tworzony jest grafik.

Kolejno należy wskazać godziny dostępności — od której do której mają być ustawione wizyty w wybrane dni — oraz określić miejsce wizyt: odpowiedni pokój lub online, gdy wizyta ma odbyć się zdalnie poza placówką, np. z domu. Następnie należy wybrać rodzaj grafiku, uzupełnić wymagane pola i kliknąć przycisk Dalej, aby przejść do podsumowania.

W grafiku dla wszystkich usług lub jednej usługi godzina rozpoczynająca blok czasowy określa możliwe terminy spotkań. Dostępność można dodawać w odstępach co 15 minut. Zalecamy ustawienie bloków jako wielokrotności czasu trwania usług, aby uniknąć niepotrzebnego blokowania pokoju dla pozostałych specjalistów. W przypadku zajęć grupowych cały wybrany przedział określa czas trwania jednych zajęć.

W podsumowaniu widoczne są daty, godziny oraz pokoje. Jeżeli w wybranych dniach lub godzinach istnieje już dostępność albo wizyta, należy wykluczyć kolidujący dzień za pomocą ikony śmietnika. Po sprawdzeniu danych należy kliknąć przycisk Zatwierdź.

Dodawanie i usuwanie urlopu

Aby dodać urlop, należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć przycisk Dodaj urlop.

W otwartym oknie należy wybrać zakres dat urlopu — datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia — a następnie kliknąć przycisk Zatwierdź.

Po zatwierdzeniu urlop jest widoczny w zakładce Grafik w widoku tygodni, których dotyczy. Informacja zawiera imię i nazwisko pracownika oraz zakres dat urlopu.

Aby usunąć urlop, należy przejść w grafiku do jednego z tygodni objętych urlopem, a następnie kliknąć przycisk Usuń widoczny na pasku z informacją o urlopie.

Dodawanie dostępności na pojedynczy dzień

Aby dodać pojedynczą dostępność, należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć odpowiednie pole daty i godziny w kalendarzu. Następnie otworzy się okno dodawania dostępności na wybrany dzień i godzinę. Należy wskazać miejsce wizyty (pokój lub online), ustawić godzinę zakończenia bloku oraz wybrać rodzaj grafiku. Dla opcji Jedna usługa trzeba wskazać konkretną usługę, a dla opcji Zajęcia grupowe — uzupełnić dane zajęć. Po sprawdzeniu ustawień należy kliknąć Dodaj.

Dodawanie dostępności stacjonarnej oraz zdalnej

O tym, czy pacjent może umówić się na wizytę stacjonarną w placówce czy wizytę zdalną online, decydują rodzaje usług przypisane specjaliście. Jeśli specjalista ma udostępnioną opcję wizyty online, pacjent może zarezerwować taką konsultację zarówno wtedy, gdy specjalista pracuje stacjonarnie w gabinecie, jak i wtedy, gdy przyjmuje zdalnie poza placówką.

W przypadku, gdy specjalista realizuje wizytę online w czasie swojej dostępności gabinetowej, pokój jest zajęty dla innych pracowników, choć pacjent nie pojawia się fizycznie w placówce. Natomiast przy wizycie online prowadzonej w godzinach dostępności zdalnej, gabinet nie jest blokowany, a spotkanie odbywa się np. z domu specjalisty. Dostępność tylko online jest zaznaczona kolorem niebieskim.

Edytowanie dodanego grafiku

Aby edytować dostępność należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć w odpowiedni blok w kalendarzu. Otworzy się okno edycji, w którym można zmienić miejsce wizyty (inny pokój lub online) oraz godzinę rozpoczęcia i/lub zakończenia bloku. Na końcu należy kliknąć Edytuj, aby zapisać wprowadzone zmiany.

Aby wprowadzić przerwę w pracy w już dodanym bloku, należy skrócić istniejący blok i dodać nowy po przerwie. Na przykład, jeśli w bloku 15:00–20:00 ma zostać wprowadzona przerwa o 17:00, blok należy edytować do godzin 15:00–17:00, a następnie dodać kolejny blok od 18:00 do 20:00.

Usuwanie dodanego grafiku

Aby usunąć dostępność należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć w odpowiedni blok w kalendarzu. Otworzy się okno, w którym należy kliknąć przycisk Usuń.

Wykrywanie kolizji

System zapobiega podwójnym zapisom w tym samym czasie. Podczas dodawania grafiku sprawdzana jest dostępność pokoju oraz to, czy specjalista nie ma już dodanego innego bloku w tej lub innej placówce. W przypadku dostępności online system również kontroluje, czy nie istnieje nakładający się blok czasowy.

Jeżeli system zgłasza błąd kolizji, wyświetlana jest również informacja, w jakim mieście, którym dniu i w jakich godzinach występuje konflikt.